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Das Best-Practice-Muster-Leistungsverzeichnis für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wurde auf Basis zahlreicher Ausschreibungen und Implementierungsprojekte entwickelt.
Es umfasst detaillierte, DMS-spezifische Anforderungen und orientiert sich an aktuellen Standards der digitalen Transformation, rechtlichen Rahmenbedingungen sowie Compliance-Vorgaben.
Das Verzeichnis ist technologie- und herstellerneutral ausgelegt. Auf Wunsch bieten wir eine individuelle Anpassung an Ihre spezifischen Bedürfnisse und stehen Ihnen mit unseren Beratungsdienstleistungen während des gesamten Ausschreibungsprozesses zur Seite.
Unser Musterleistungsverzeichnis für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ist eine strukturierte, praxiserprobte Vorlage, die sowohl fachlich relevante DMS-Kriterien als auch vergaberechtliche Anforderungen berücksichtigt. Es richtet sich an Organisationen, die ein modernes, rechtssicheres und skalierbares DMS ausschreiben oder einführen möchten – unabhängig davon, ob es sich um eine private Beschaffung, eine Einzelvergabe oder ein EU-weites Vergabeverfahren handelt.
Das Dokument enthält eine Vielzahl an Eignungs- und Zuschlagskriterien, die eine strukturierte und vergleichbare Bewertung von Anbieterangeboten ermöglichen. Dabei wird großer Wert auf Nachvollziehbarkeit, Gewichtbarkeit und Wertungsfreundlichkeit gelegt – ganz leicht anzupassen, sodass Sie Kriterien auch einfach reduzieren können (das geht immer einfacher als neue zu Formulieren …).
Anbieterunabhängig und dennoch praxisnah:
Die Vorlage basiert auf realen Ausschreibungen und Projekterfahrungen mit führenden Anbietern wie ELO (ELOprofessional, ELOenterprise), d.velop (d.3one/documents), Optimal Systems (enaio), windream, SER (Doxis), DocuWare, SAPERION und Ceyoniq (nscale). Unterstützt werden gängige Architekturmodelle wie On-Premises, Cloud und hybride Szenarien.
Im Sinne einer wertungsfreundlichen Struktur erfolgt eine Priorisierung der Anforderungen entlang von Muss-, Soll- und Kann-Kriterien. Ergänzend enthält das Muster konkrete Hinweise zur Bieterkommunikation – etwa zu Fristen, Rückfragen, Formblättern – sowie zur Abfrage von Referenzen und Projektmethodik.
Vollständigkeit & Struktur
Deckt alle typischen DMS-Module ab: Archivierung, Workflows, digitale Akten, Collaboration, Input-/Output-Management
Klare Trennung zwischen funktionalen und technischen Anforderungen
Modularer Aufbau für einfache Anpassung an spezifische Anwendungsfälle
Formulierungen basierend auf VgV, UVgO und VOL
Enthält strukturierte Eignungs- und Zuschlagskriterien
Berücksichtigung zentraler DMS-Punkte wie Aktenplan, Dokumentenklassifikation, Lebenszyklus, Revisionssicherheit, Redlining und Workflow-Engine
Indexsuche, Tagging, Mehrsprachigkeit, Barcode-Erkennung, Dublettenprüfung und Dokumentenlenkung
Hinweise zur Erfüllung von Anforderungen an DSGVO, GoBD und TR RESISCAN
Kompatibilität mit bestehenden Verzeichnisdiensten (z. B. LDAP, Active Directory)
Schnittstellenanforderungen wie REST, SOAP, CMIS, WebDAV, SAML2, OpenID Connect
Anforderungen an Hochverfügbarkeit, Redundanz, Backup & Restore sowie horizontale und vertikale Skalierbarkeit
Individualisierbarkeit
Das Leistungsverzeichnis ist modular aufgebaut und kann an konkrete Fachbereiche (z. B. Personalwesen, Vertragsmanagement, Bauaktenführung) angepasst werden
Berücksichtigt unterschiedliche Betriebsmodelle: Cloud, On-Premises und hybride Bereitstellung
Bewährte Anbieter & Marktnähe
Das Musterleistungsverzeichnis basiert auf gesammelten Vergabeunterlagen und wurde in vergangenen Projekten erfolgreich eingesetzt
Erfahrungen aus Projekten mit Anbietern wie ELO, d.velop, DocuWare, windream, enaio, SER Doxis, SAPERION und nscale sind eingeflossen
„Unser Musterleistungsverzeichnis ist ideal für Vergabestellen, IT-Abteilungen und Fachbereiche, die Klarheit, Struktur und rechtssichere Formulierungen in ihrer DMS-Ausschreibung benötigen. Es spart Zeit, erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote und verringert Rückfragen von Bietern.“
– Saim Malik, IT-Leistungsverzeichnis.de
IT-Leistungsverzeichnis.de bietet Ihnen sorgfältig ausgearbeitete Leistungsverzeichnisse, die auf umfangreichen Erfahrungen aus zahlreichen Ausschreibungen und Projekten basieren. Unsere Verzeichnisse entsprechen den aktuellen Standards der Cybersicherheit und rechtlichen Vorgaben. Sie sind anbieterneutral gestaltet und bieten eine optimale Grundlage für einen faktenbasierten Vergleich von Lösungsanbietern. Zusätzlich unterstützen wir Sie mit individuellen Beratungsleistungen rund um das Thema IT-Beschaffung, angefangen von (on-prem) Firewalls und Druckern bis hin zu neusten Cloud-Lösungen. Dabei begleiten wir Sie während des gesamten Beschaffungs- beziehungsweise Ausschreibungsprozesses.
Ein Muster-Leistungsverzeichnis ist ein umfassendes Dokument, das spezifische Anforderungen und Kriterien für IT-Projekte festlegt. Es ermöglicht sowohl privaten als auch öffentlichen Unternehmen einen objektiven Vergleich der Angebote verschiedener Anbieter dient häufig als Grundlage für öffentliche Ausschreibungen. Unsere Muster-Leistungsverzeichnisse sind auf dem neuesten Stand der Technik und entsprechen den rechtlichen Vorgaben, sodass Sie sicher sein können, die bestmögliche Basis für Ihre IT-Beschaffung zu haben.
Der Bestellablauf bei IT-Leistungsverzeichnis.de ist einfach und effizient.
Bei Bedarf stehen wir Ihnen für individuelle Anpassungen und umfangreiche Beratungsleistungen zur Verfügung.
Unsere individuelle Beratung ist darauf ausgerichtet, Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse bei der IT-Beschaffung zu berücksichtigen. Dabei unterstützen wir sowohl öffentliche als auch private Unternehmen und bieten eine umfassende Bedarfsanalyse sowie Hilfe bei der Anpassung des Leistungsverzeichnisses an Ihre besonderen Gegebenheiten. Darüber hinaus begleiten wir Sie mit unserer Vergabeexpertise während des gesamten Ausschreibungsprozesses und unterstützen Sie bei der Umsetzung von nationalen und EU-weiten Ausschreibungen.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können uns über unser Kontaktformular erreichen, per E-Mail an sales@it-leistungsverzeichnis.de oder telefonisch unter +49 6123 750 44 90 kontaktieren. Unser Expertenteam steht bereit, um Ihnen weiterzuhelfen und alle Ihre Anliegen zu beantworten.
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